Wolters Kluwer Italia - Notaio Next - Riprogettare la suite digitale più utilizzata dai notai italiani

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Notaio Next guida i notai Italiani nel mondo della rivoluzione digitale 4.0

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Abbiamo aiutato Wolters Kluwer Italia – OA SISTEMI a progettare NotaioNext. La piattaforma è il frutto di un accurato lavoro di ricerca, analisi e sviluppo, che ha visto riunite differenti professionalità organizzate in ben tre team, per un totale di oltre 100.000 ore di lavoro.

Durante i due anni di lavoro abbiamo affiancato i product owner nella progettazione delle diverse aree, supportando i tre team di sviluppo lungo l’intero ciclo di progetto.

Wolter Kluwer Italia OA SISTEMI, una storia di innovazione

OA SISTEMI, azienda specializzata nella realizzazione di soluzioni informatiche per il mercato legale, è brand leader in Italia nell’automazione degli studi notarili. Semplicità di utilizzo, libertà di scelta e capacità di rinnovarsi sono da sempre i pilastri della sua filosofia. Una storia che affonda le sue radici negli anni ‘80 con la produzione di Sinot, cui seguono, negli anni ‘90, Notaro Dos e Notaro 98, primo gestionale su piattaforma Windows: una novità assoluta che permette all’azienda di diventare punto di riferimento nel settore.

L’ingresso in Wolters Kluwer Italia nel 2000, segna un’ulteriore spinta produttiva per l’azienda, che, forte di nuove energie, rilascia nel 2005 il software Suite Notaro, dotato di nuovi moduli e funzionalità. Sei anni dopo è tempo di Suite Notaro SaaS, nuova versione del software, progettato con tecnologia Cloud. Il 2018 segna un punto di svolta per OA SISTEMI, che con NotaioNext apre un nuovo capitolo nella sua storia di innovazione.

Notaio Next: partire dai notai e dai loro clienti

NotaioNext è stato pensato non solo a partire dai Notai, ma anche dai loro clienti finali, con l’obiettivo di garantire loro esperienze di qualità, capaci di tradurre l’obiettivo della customer satisfaction in fattore di successo per gli studi notarili che scelgono di affidarsi a OA SISTEMI. Per questo motivo le attività di interviste e ricerca sul campo negli studi notarili sono servite a raccogliere i bisogni e a delineare i journey sia dei notai che dei loro clienti. Il miglioramento delle metriche di performance legate alle principali attività emerse dalla fase di ricerca è stato uno dei punti su cui si è orientata la progettazione dell’architettura dell’informazione e dei wireframe.

Interfaccia totalmente rinnovata, chatbot integrato e intelligenza artificiale.

L’interfaccia utente è stata progettata per un utilizzo cross-device, adattandosi a desktop, tablet e smartphone. La sua realizzazione è stata guidata dai feedback diretti dei notai, con particolare attenzione al miglioramento delle performance di attività specifiche e alla facilitazione della collaborazione tra i vari attori dello studio.

La gestione del workflow del fascicolo, che comprende tutte le attività precedenti e successive alla stipula di un atto notarile, è stata una delle sfide principali per i nostri designer. L’intelligenza artificiale ha svolto un ruolo determinante nel migliorare la fase post-stipula: grazie a EDI, il notaio può estrarre direttamente dall’atto i dati necessari per la compilazione degli adempimenti.

Rispetto a questo processo, i nostri designer hanno progettato ogni singolo step di EDI, dalla fase di importazione del documento alla visualizzazione e all’uso delle variabili estratte. Per agevolare le esperienze di lavoro in mobilità, è stato sviluppato un chatbot che ha ottimizzato significativamente, attraverso comandi vocali, l’accesso ai contenuti di alcune aree di NotaioNext.

Branding

L’ideazione del look&feel è stata parte di un processo di rebranding, di più ampio respiro, guidato dal nostro team, che ha saputo coinvolgere in modo convergente i dipartimenti marketing e di ricerca e sviluppo. Il lavoro di branding ha portato a una ridefinizione completa dell’identità visiva del prodotto e dei suoi touchpoint, a partire dal nome: NotaioNext. Per NotaioNext sono state realizzate più di 300 icone, gran parte delle quali legate a specifici ambiti semantici del mondo notarile.